[vc_row][vc_column][vc_column_text]In de afgelopen maanden heeft u ongetwijfeld verwerkersovereenkomsten van uw leveranciers ontvangen, of zelf aan uw klanten verzonden in het kader van de nieuwe privacywetgeving, de AVG. Bij Jurato lezen wij veel AVG gerelateerde contracten en wij delen graag enkele tips en adviezen met u over de verwerkersovereenkomst. Wij zien helaas regelmatig misverstanden en onjuiste standpunten van ondernemers en daar willen we u graag voor behoeden.

Niet iedereen die denkt dat hij verwerker is, is dat ook…

Bedrijven onderling wisselen verwerkersovereenkomsten uit vanuit de rol die zij zichzelf toedichten. Ze zijn Verwerker of ze zijn Verantwoordelijke. Dit zijn de nieuwe termen onder de AVG. Ons advies is om niet klakkeloos aan te nemen dat de eigen conclusie van uw wederpartij ook klopt. Zo ontving een klant van Jurato – een welzijnsinstelling – recent een verwerkersovereenkomst van een gemeente. Die gemeente kwalificeerde de welzijnsinstelling als Verwerker in de zin van de AVG en dichtte de instelling daardoor allerlei verplichtingen toe die bij een Verwerker horen. Een welzijnsinstelling is echter helemaal geen verwerker!

Zelfs de Nederlandse Vereniging van Gemeenten heeft daar een uitgebreid betoog over geschreven, dat bij deze gemeente kennelijk niet bekend was. Jurato moet dus namens de welzijnsinstelling in onderhandeling met de Gemeente om de overeenkomst te laten veranderen in een ‘gewone’ samenwerkingsovereenkomst tussen twee mede-verantwoordelijken. U zou kunnen denken “ What’s in a name?” maar pas op: een verwerker heeft specifieke verplichtingen (met bijbehorende aansprakelijkheden) onder de AVG waar u niet aan wil voldoen als dat niet echt nodig is op grond van de wet.  Ons advies is dus om na te denken over uw rol en de rol van uw contractspartij: verwerker of verantwoordelijke? Bij twijfel kunt u uiteraard bij ons terecht.

Wie moet initiatief nemen? 

Wie initiatief neemt tot het opstellen van de verwerkersovereenkomst, is niet belangrijk. Het gaat erom dat beide partijen een handtekening zetten onder de gezamenlijk gemaakte afspraken. Zelf initiatief nemen heeft als grote voordeel dat u de inhoud naar uw hand kunt zetten. Wij merken als jurist (helaas) dat veel mensen een verwerkersovereenkomst tekenen zonder de inhoud te bestuderen, laat staan deze ter discussie te stellen in een onderhandeling. Dat is zonde, in veel gevallen is onderhandeling echt wel mogelijk.

Inhoud verwerkersovereenkomst: ‘wurgcontract’ of gezonde balans?  

Wanneer u verschillende verwerkersovereenkomsten leest, zult u merken dat de inhoud erg kan verschillen. Er zitten ‘wurgcontracten’ bij, maar gelukkig ook overeenkomsten met een eerlijke verdeling van verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden. Wij adviseren u om een paar contracten te vergelijken zodat u gevoel krijgt bij de verschillen en de contracten leert lezen op de belangrijke juridische punten.

Verwerkers die een overeenkomst in hun eigen voordeel – en dus in uw nadeel – hebben geschreven, doen dat vaak door een taktische formulering van zinnen. Die zinnen kunt u in allerlei artikelen terugvinden, dus focus niet alleen op de aansprakelijkheidsclausule. Er wordt bijvoorbeeld tussen de regels door steeds gesproken over inspanningsverplichtingen (‘wij doen ons best om …’, ‘wij zullen ons inspannen om …’ etc.) in plaats van concrete (kwaliteits)garanties te bieden waar u die partij op kunt aanspreken als er iets fout gaat aan zijn kant. U kunt uw wederpartij alleen aansprakelijkheid  stellen voor uw schade als deze partij wanprestatie heeft gepleegd. Dat betekent dus dat u moet aantonen dat er concrete verplichtingen/garanties niet zijn nageleefd. Bij formulering in de trant van “wij doen ons best om …” kunt u nooit een wanprestatie bewezen krijgen want uw wederpartij zal altijd zeggen “wij hebben onze best gedaan”. Check dus goed de (beveiligings)verplichtingen van uw wederpartij. Hoe concreter, hoe beter.

Verwerkersovereenkomst staat niet op zichzelf: lees ook de algemene voorwaarden!

“Zonder verplichting geen tekortkoming” is een belangrijk uitgangpunt om te onthouden bij het lezen van contracten. Een verwerkersovereenkomst verwijst vaak naar de hoofdovereenkomst en/of algemene voorwaarden die op uw oorspronkelijke contract van toepassing zijn. Vooral bij uitsluiting van aansprakelijkheden kan dat tot ongewenste resultaten leiden. Het beoordelen van de verplichtingen die uw wederpartij heeft, vraagt van u om de diverse contracten in onderlinge samenhang te lezen.

Met deze tips hopen wij dat u wat gemakkelijker en sneller door verwerkersovereenkomsten heen kunt lezen en leert aanvoelen waar de valkuilen kunnen zitten. Heeft u behoefte aan meer maatwerk of advies, dan bent u uiteraard welkom bij ons. Jurato verzorgt ook AVG Workshops op maat. Modelcontracten kunt u bij ons bestellen voor een toegankelijke prijs. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze mini website over privacy: www.privacyvoorondernemers.nl[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space height=”50px”][/vc_column][/vc_row]