Menu

AVG-proof foto's maken op evenementen

Waarvoor mag je foto’s van evenementen gebruiken?

Er is nog steeds veel verwarring en onwetendheid over de AVG in relatie tot het maken én publiceren van foto’s. Nu de zomer voor ons ligt, en veel mensen naar een festival of ander leuk evenement gaan, wordt regelmatig over foto’s gesproken. In ons netwerk horen we nog veel denkfouten voorbij komen, reden waarom we onze lezers graag uitleggen hoe het zit met foto’s en filmpjes onder de AVG.

Is een foto een persoonsgegeven?

De AVG regelt hoe bedrijven moeten omgaan met persoonsgegevens. De eerste vraag die we dus moeten stellen, is of een foto wel of niet een persoonsgegeven is. Als dat niet zo is,  dan is de AVG immers niet van toepassing.

Wanneer je onevenredig veel moeite moet doen om te achterhalen wie er op een bepaalde foto staat, is een foto geen persoonsgegeven in de zin van de AVG en hoeft niemand zich zorgen te maken over toestemming. De AVG geldt alleen voor foto’s waarop zonder veel inspanning een individu kan worden herkend.

Persoonsgegeven: gewoon of bijzonder?

Op festivals en evenementen worden vaak groepsfoto’s of afstandsfoto’s gemaakt. Groepsfoto’s zijn in veel gevallen geen persoonsgegeven en dus is de AVG daarvoor niet van toepassing. Als iemand herkenbaar op een foto staat, dan is de AVG wel geldig. En ook is dan meteen sprake van een bijzonder persoonsgegeven. Uit een foto kunnen namelijk veel gezondheidsgegevens (o.a. een bril of een zichtbare medische aandoeningen) afgeleid worden en je kunt er ras en etniciteit uit afleiden. Dat zijn kenmerken die we bijzondere persoonsgegevens noemen.

Bijzondere persoonsgegevens zijn met extra waarborgen omkleed. Daarvoor gelden strengere regels dan voor de verwerking van gewone persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens – zoals een foto – mogen NIET verwerkt worden, TENZIJ je je kunt beroepen op een wettelijke uitzondering

Niet altijd toestemming nodig voor publicatie

De uitzonderingen waar organisatoren van evenementen en festivals zich op kunnen beroepen zijn “journalistieke activiteiten” zoals het delen van informatie of het uiten van je mening of “toestemming van de betrokkene”.

Als het gaat om verslaglegging over een evenement, gepubliceerd op de website van de evenementenorganisatie in een post op Social Media, dan valt dat verslag onder de journalistieke uitzondering. Er wordt met zo’n verslag immers informatie verstrekt over hoe het festival of evenement is verlopen. De AVG is dan grotendeels niet van toepassing en er hoeft géén toestemming te worden gevraagd aan geportretteerden voor de publicatie van foto(‘s) bij dat verslag. Wel moet de festivalorganisatie nog steeds een wettelijke grondslag hebben voor de publicatie, bijvoorbeeld de grondslag “gerechtvaardigd belang”.

Er is een verschil tussen de rol van de evenementenorganisator en de rol van de (in diens opdracht) fotograferende professionele fotograaf. De afspraken die zijn samen maken, zijn zeker ook belangrijk, maar gaan niet zozeer over de AVG maar over auteursrecht en gewoon commercieel contractenrecht. Dat gaat het bestek van dit blog te buiten.

Doel belangrijk: verslaglegging of PR ?

Wanneer de organisator een foto met herkenbare individuen wil publiceren voor een ander doel dan journalistiek, bijvoorbeeld voor eigen promotiedoeleinden, dan is wel toestemming van de betrokkenen nodig. Het is dus heel belangrijk om steeds weer te bedenken met welk doel je een foto publiceert. Eenzelfde foto mag dus in het ene geval (journalistiek) wel zonder toestemming gepubliceerd worden, maar in het andere geval (PR/commercie) niet.

Wat wij nog regelmatig ervaren, is dat organisatoren van festivals en evenementen PR materiaal (zoals fotocollages, filmpjes en flyers) zonder schriftelijke toestemming van de geportretteerden vormgeven met beeldmateriaal van het evenement van het voorgaande jaar. Dat is helaas niet AVG-proof. De foto’s en video’s van het festival van 2018 mocht vorig jaar bij de verslaglegging na het festival gebruikt worden zonder toestemming, omdat het toen het doel van journalistiek werd gediend. Er werd informatie gedeeld: “kijk eens hoe leuk ons festival was”. Diezelfde foto gebruiken voor de PR van het festival van 2019 is geen journalistiek meer. De foto verschiet dan van kleur naar het doel van commercieel gebruik. De festivalorganisatie zou dus in 2019 voor het mogen gebruiken van diezelfde foto uit 2018 wel toestemming moeten vragen. Zo’n toestemming van iemand die herkenbaar op een foto staat, dient uit vrije wil en actief te worden gegeven nadat de betrokkene is geïnformeerd over het concrete doel van de beoogde publicatie.

Informatie, grondslag en doel

Het is daarnaast, in alle gevallen, belangrijk dat degene die een foto wil publiceren, steeds een wettelijke grondslag en een gerechtvaardigd doel voor de publicatie heeft, en dat de deelnemers van tevoren goed geïnformeerd zijn. Ook moet aan betrokkenen de mogelijkheid worden geboden om foto’s te laten verwijderen waar zij herkenbaar op staan.

Is er een situatie aan de orde waarin wel toestemming nodig is voor het gebruik van een foto, dan dient die toestemming aantoonbaar te zijn. Een vermelding in algemene voorwaarden of een mondelinge mededeling op het festival, is daarvoor niet voldoende. De AVG vereist dat mensen uit vrije wil en met een actieve handeling, bewijsbaar toestemming geven.

Tips voor een AVG-proof evenement

Wij geven hieronder wat tips aan organisatoren van festivals en evenementen, om zo goed mogelijk om te gaan met de AVG vereisten:

  1. Wees terughoudend met foto’s publiceren voor commerciële (marketing)doeleinden en denk goed na voor welk doel je een foto maakt en publiceert.
  2. Bij kinderen onder de 16 jaar moet, als je toestemming nodig hebt, ook toestemming van de ouders verkregen worden. Voor kinderen gelden verder geen bijzondere regels.
  3. Wees extra voorzichtig met je fotobeleid in geval van specifieke doelgroepen. Een algemeen en openbaar evenement leidt minder snel tot bezwaren dan wanneer iemand op een foto staat die gemaakt is een besloten festival voor een specifieke doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan de Gay Pride, waar je nooit van te voren weet of een gefotografeerd persoon daar wel gezien wil worden door anderen. Als organisator van een festival moet je dus altijd ook een belangenafweging toepassing: jouw marketingbelang afwegend tegen het privacybelang van de ander.
  4. Informeer deelnemers bij de inschrijving of aankoop van toegangskaarten (schriftelijk) over de aanwezigheid van een fotograaf, benoem het nog een keer persoonlijk en verwijs duidelijk naar een privacyverklaring op de website van het evenement;
  5. Geef alleen deelnemers van het specifieke evenement toegang tot foto’s met herkenbare mensen;
  6. Wil je promotiemateriaal laten drukken met herkenbare mensen, regel dan altijd een schriftelijke toestemming. Je wilt niet het risico lopen dat je hele flyer-oplage onbruikbaar wordt door een bezwaar van een betrokkene. Bewaar alle toestemmingsbewijzen.

De foto bij dit blog is rechtenvrij en geeft een goede impressie van hoe de sfeer op een festival AVG-proof getoond kan worden aan publiek, zonder dat toestemming van de deelnemers is vereist. Niemand staat er immers herkenbaar op.

AVG juristen bij Jurato

Heb je vragen over de AVG, stel ze gerust aan Wendy Rijcken. Zij is gespecialiseerd in o.a. privacyrecht en geeft regelmatig workshops aan ondernemers. Wendy heeft al diverse evenementenorganisaties geadviseerd over privacybeleid en de omgang met foto’s.

Blijf scherp ondernemer!

Wilt u de laatste nieuwtjes weten op ondernemers- en juridisch gebied? Meld u hier aan en blijf zo op de hoogte.

Nu inschrijven
Postbus 171
3900 AD Veenendaal

T 0318 – 860 323
F 0318 – 890 250
E info@jurato.nl
W www.jurato.nl

Bedrijfsgegevens
KvK: 60750561
IBAN: NL78 RABO 0181 9193 38
BTW: NL85 404 3512 B01

Algemene Voorwaarden Jurato B.V.
Privacyverklaring Jurato B.V.
Snel een vraag stellen?
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.